Raporun cevaplayacağı soruyu yazın
“Bu ay ne kadar sattık?” sorusu, tek başına bir rapor tanımı değildir. Sipariş tutarı mı, faturalanan tutar mı, tahsil edilen tutar mı arandığını belirleyin. İade ve iptallerin nasıl ele alınacağı, KDV dahil veya hariç bakılacağı ve hangi şubelerin kapsanacağı raporun başlangıç sözlüğünü oluşturur. Aynı başlıkla farklı kapsamda hesaplanan iki ekranın eşit sonuç vermesini beklemek doğru bir kontrol yöntemi olmaz.
Hangi tarih esas alınıyor?
Belge tarihi, vade tarihi ve tahsilat tarihi farklı soruları yanıtlar. Dönemsel satış raporuyla nakit akışı raporunun tarih filtresini birbirinin yerine kullanmayın. Gün sonu sınırlarını ve saat bilgisinin etkisini örnek kayıtlarla kontrol edin. Tarih aralığı değiştiğinde, önceki dönemin bakiyesinin sonuca nasıl taşındığı da açıkça tanımlanmalıdır.
Kâr hesabında maliyet yöntemini görünür kılın
Bugünkü alış fiyatıyla bulunan sonuç, satış anındaki maliyete dayalı sonuçla aynı şeyi anlatmaz. Kullanılacak maliyet kaynağı ve yöntem üzerinde anlaşın. Bir üründeki fiyat veya maliyet bilgisi bulunamadığında raporun bunu sıfır kabul etmek yerine işaretlemesini planlayın. Böylece eksik veri, görünüşte kesin bir kârlılık sonucuna dönüşmez.
Özetten belgeye inebilen bir kontrol kurun
Toplam tutarın yanında, o tutarı oluşturan belgeleri açabilmek önemlidir. Birkaç temsilî ürün ve müşteri seçerek satır toplamını, iadeyi ve dönem sonucunu elle kontrol edin. Raporu yalnızca başka bir ekranın toplamıyla değil, tanımlanmış iş kuralıyla doğrulayın. Yetkisi olmayan kullanıcılar için detay erişimini ayrıca sınırlandırın.
Teslimi yalnızca Excel dosyası olarak düşünmeyin
Raporla birlikte veri kaynağı, filtreler, hesaplamalar ve bilinen sınırları açıklayan kısa bir sözlük hazırlayın. Örnek kontrol kayıtlarını saklayın. Ürün sürümü veya iş kuralı değiştiğinde hangi sonuçların yeniden test edileceği bu kayıtlarla daha kolay anlaşılır. NavySoft raporlama çalışmalarında hesaplama kapsamını, ekran tasarımından önce birlikte netleştirir.
Benzer bir ihtiyaç için doğru başlangıcı birlikte planlayalım.
Projenizi konuşalım